Zum Hauptinhalt springen

Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Drooms Datenschutzerklärung für das Online-Bewerbungsverfahren

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Verantwortlichen des Online-Bewerbungsverfahrens

Stand: 28.11.2018

1. Allgemeines

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.

2. Verantwortliche Stelle /Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:

Drooms GmbH,
Eschersheimer Landstr. 6,
60322 Frankfurt am Main
Tel.: 069-4786400
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 76464
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt am Main

Datenschutzbeauftragter:
Herr Arnd Harnischmacher, Data Screen Consult Gesellschaft für Unternehmensberatung mbH, Kaiser-Friedrich-Promenade 111a, 61348 Bad Homburg v.d.H.
Email: datenschutz@drooms.com

3. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

4. Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unsere Karriere-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern. Gleiches gilt für Bewerbung, die Sie per E-Mail an uns senden.

Insbesondere werden bei der Bewerbung über unser Webformular auf unserer Karriere-Seite die folgenden Daten erhoben:

  • Name (Vor- sowie Nachname)
  • E-Mail-Adresse
  • Wohnort
  • Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind,
  • sowie die weiteren auf der Recruiting-Seite von Ihnen optional angegebenen Daten, wie zum Beispiel Telefonnummer.
  • Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.

Außerdem sind Dokumente wie Anschreiben, Ihr Lebenslauf und Zeugnisse bei der Bewerbung über die Karriereseite im Bewerbungs-tool hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten im Grundsatz für die Dauer der Bewerbung. Das schließt auch die Anbahnung eines Vertrages mit ein (vorvertraglichen Rechtsverhältnis). Die Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgen grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b) DSGVO. Darüber hinaus prüfen wir gerne eine Bewerbung auf eine konkrete Ausschreibung auch auf weitere offene Stellen bei den Drooms Unternehmen. Dies erfolgt dann auf Basis einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die im Laufe des Bewerbungsprozesses von Ihnen erteilt werden kann.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern und verarbeiten wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn und solange dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus dem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, wie zum Beispiel Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Rechtsgrundlage sind dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.b und Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c) DSGVO.

Soweit es zu keinem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, werden Ihre Daten über einen Zeitraum von maximal 6 Monaten nach Bekanntgabe der Absageentscheidung über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert und verarbeitet. Dies erfolgt in der Regel wegen unserer berechtigten Interessen zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Berechtigte Interessen zur weiteren Verarbeitung können bestehen, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Das berechtigte Interesse ist zum Beispiel eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem in Deutschland geltendem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Nach Ablauf des regulären Bewerbungsprozesses besteht grundsätzlich die Möglichkeit, auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO in den Drooms Talent Pool im Online-Bewerbungstool aufgenommen zu werden. Hierfür werden wir Sie vor der regulären Löschung Ihres Bewerberprofils gesondert kontaktieren. Stimmen Sie dann der Aufnahme zu, bleibt Ihr Bewerberprofil weiter bestehen und unsere Personalabteilung prüft regelmäßig, ob Ihr Profil auf eine offene Stelle passt und fordert Sie ggf. zu einer erneuten Bewerbung auf. Nach Ablauf von 12 Monaten nach Erteilung Ihrer Einwilligung wird Ihr Bewerberprofil mit allen Daten aus dem Talent Pool gelöscht.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

5. Empfänger und Weitergabe der Daten an Dritte

Die Personalabteilung der Drooms GmbH (Frankfurt), die für die Bewerbung von Mitarbeitern/innen für alle Drooms Unternehmen zuständig ist, koordiniert den Bewerbungsprozess. Zugriff auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus der Personalabteilung der Drooms GmbH sowie Mitarbeiter/innen der zur Drooms Unternehmensgruppe gehörenden Drooms Unternehmen, sofern diese Mitarbeiter/innen an der Entscheidung über die Stellenbesetzung mitwirken, wie Führungskräfte und Fachvorgesetzte.

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder der Schweiz (Sitz der Drooms AG, Zug) erfolgt grundsätzlich nicht, außer die Verarbeitung Ihrer Daten ist zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich (wie z.B. Klärung von Fragen zum Aufenthaltsrecht oder zur Erteilung von Arbeitsgenehmigungen). Dabei kann die Verarbeitung Ihrer Daten auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgen.

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung im Webformular auf unserer Karriereseite übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

6. Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Näheres, insbesondere zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten regelt Ziffer 4 unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

7. Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://drooms.com/de/datenschutz unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.